Stichting Ondernemingspensioenfonds Mn Services (hierna: Pensioenfonds MN) hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw gegevens. Pensioenfonds MN vindt de privacy van alle belanghebbenden belangrijk. Wij vinden dat iedereen de vrijheid en de mogelijkheid moet hebben om zelf te beslissen hoe je gegevens worden gebruikt en door wie. In deze Privacy Verklaring leggen wij uit hoe wij hier invulling aan geven. In deze privacyverklaring leest u wat wij met uw persoonsgegevens doen en hoe wij uw privacy beschermen. 

Privacy wetgeving

In Nederland gelden er speciale wetten die uw privacy en persoonsgegevens beschermen. Tot 25 mei 2018 gold de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Sinds 25 mei 2018 geldt er Europese wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook Pensioenfonds MN moet zich aan de geldende privacy wetgeving houden als wij uw persoonsgegevens verwerken. Alle (persoonlijke) gegevens die door Pensioenfonds MN wordt verzameld via bijvoorbeeld telefoon, websitegebruik (klikgedrag), aanvraagformulieren, en op andere manieren vrijwillig verkregen persoonsgegevens, mogen alleen worden verwerkt als daar een juridische basis voor is (een wettelijke grondslag). Wettelijke grondslagen zijn o.a. uitvoering van een overeenkomst of ter nakoming van een wettelijke verplichting. 

Welke gegevens verwerken wij van u? 

Pensioenfonds MN beheert en verwerkt persoonsgegevens van deelnemers en gewezen deelnemers in diverse (informatie)systemen. De gegevens die wij registreren zijn de persoonsgegevens die wij als pensioenuitvoerder nodig hebben om uw pensioenaanspraken en -rechten goed te administreren voor het pensioenfonds waarvoor wij de pensioenadministratie verzorgen. Tevens registreren wij uw persoonsgegevens om uw verzoeken om informatie of andere vragen adequaat te kunnen afhandelen en daarmee het klantcontact naar behoren te kunnen laten verlopen. Wij registreren onder andere de volgende gegevens van (gewezen) deelnemers en uitkeringsgerechtigden:

  • Personalia, zoals naam, geboortedatum, geslacht, etc 

  • Contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer(s) etc 

  • Burgerlijke staat, datum (einde) huwelijk, datum (einde) geregistreerd partnerschap, (datum (einde) samenwonen 

  • Informatie over verwanten waaronder (gewezen) partner en kinderen, zoals personalia en contactgegevens 

  • Datum overlijden (gewezen) deelnemer, uitkeringsgerechtigde en verwanten 

  • Betalingsgegevens, zoals IBAN-rekeningnummer 

  • Informatie over de werkgever, zoals contactgegevens en gegevens sociale zekerheid (loonheffingsnummer, kvK nummer etc) 

  • Pensioenadministratienummer en dossiernummer

  • Pensioenaanspraken en –rechten, pensioenverplichtingen

  • Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen, en toedelen van pensioenaanspraken en –rechten en pensioenpremie, zoals loon- en dienstverbandgegevens

  • Gegevens betreffende klachten/geschillen

  • Nummer sociale zekerheid (voor aangiftes bij de overheid), zoals in Nederland het Burger Service Nummer (BSN)

  • Gegevens om de arbeidsongeschiktheid te kunnen vaststellen, o.a. gegevens van het UWV 

  • Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van (wettelijke) regelingen, zoals de Pensioenwet en sociale en fiscale wet- en regelgeving, waaronder loonaangifte Belastingdienst

  • Gegevens betreffende klachten/geschillen

De verschillende persoonsgegevens worden door het pensioenfonds verzameld via onder meer de aangesloten werkgever, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en Basisregistratie Personen. Daarnaast verzamelt het pensioenfonds persoonsgegevens bij contact via telefoon of e-mail en bij het gebruikmaken van (de geboden mogelijkheden binnen) de ‘Mijn omgeving’.

Waarom verwerken wij uw gegevens

In het kader van de uitvoering van de Uitvoeringsovereenkomst (UOVK) vindt er informatie-uitwisseling tussen het Pensioenfonds MN en de werkgever MN plaats. Het pensioenfonds gebruikt de ontvangen gegevens voor het uitvoeren van de pensioenregeling waaraan u deelneemt, het uitvoeren van wettelijke regelingen en het afhandelen van uw vragen. Pensioenfonds MN registreert enkel de gegevens die nodig zijn voor zijn dienstverlening als pensioenfonds in de zin van de Pensioenwet. Ook kan Pensioenfonds MN uw gegevens gebruiken voor overige activiteiten ter ondersteuning van de bedrijfsuitvoering van het pensioenfonds, zoals fraudepreventie. Pensioenfonds MN bewaart de verzamelde gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Uw gegevens worden op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. MN (als uitvoerder) gebruikt uw gegevens zo lang als nodig is om een kwalitatieve en zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen en te kunnen voldoen aan uw wensen. N.B. Pensioenfonds MN verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Wij verwerken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden.

Beveiliging van persoonsgegevens

Pensioenfonds MN behandelt de door u verstrekte persoonsgegevens met de grootste zorg en beveiliging en verstrekt uw gegevens niet aan derden, anders dan op grond van een uitbestedingsconstructie waarbij uw privacy wordt gewaarborgd, tenzij u ons daartoe machtigt of de wet ons daartoe verplicht. Het pensioenfonds beveiligt persoonsgegevens op een passende wijze tegen diefstal, verlies of ander onrechtmatig gebruik. Er zijn de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door personen buiten het pensioenfonds worden ingezien.

Bewaring van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door het pensioenfonds niet langer bewaard dan nodig is om een kwalitatieve en zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen. Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, worden deze door het pensioenfonds vernietigd.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt

Het pensioenfonds kan persoonsgegevens verstrekken aan Stichting Pensioenregister (Mijnpensioenoverzicht.nl), Belastingdienst, CAK, Centraal Bureau voor de Statistiek, Sociale Verzekeringsbank, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen de externe accountant, de externe actuaris, de bank, bewindvoerders en gemeenten. In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van uitwisseling van persoonsgegevens, maakt het pensioenfonds afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Voor het overige worden persoonsgegevens door het pensioenfonds niet verstrekt aan derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat of u het pensioenfonds daartoe schriftelijk toestemming verleent. Ook dan worden uw gegevens gebruikt in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) en de Pensioenwet (PW).

Wat zijn uw rechten

U kunt bij het pensioenfonds opvragen welke gegevens er over u zijn verzameld. U ontvangt dan een overzicht van deze gegevens. Ziet u dat de gegevens niet juist zijn? Of ontbreekt er informatie? Dan kunt u vragen om correctie of aanvulling. Daarnaast kunt u het pensioenfonds vragen om uw gegevens te verwijderen wanneer u van mening bent dat deze onterecht (nog) in de administratie opgenomen zijn. Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook de mogelijkheid om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. En u kunt het pensioenfonds vragen om overdracht van uw persoonsgegevens. Het pensioenfonds bericht u binnen vier weken na ontvangst van een verzoek of daaraan zal worden voldaan, waarbij een eventuele afwijzing zal worden gemotiveerd. U treft de contactgegevens aan onder Contact.

Website

Van bezoekers aan onze website worden algemene gegevens bijgehouden, zoals type browser, bezochte pagina’s, duur van het bezoek en opgevraagde bestanden. Met deze informatie kunnen wij de website beter afstemmen op de behoefte van de bezoekers en u op een juiste en zorgvuldige manier informeren over pensioen gerelateerde zaken en daar direct mee samenhangende onderwerpen. Deze gegevens op onze website zijn persoonlijk tot de betreffende bezoeker te herleiden enerzijds om veiligheidsredenen en anderzijds om vast te stellen of u bent geïnformeerd. 
De algemene gegevens die wij verzamelen op de website, gebeurt in de vorm van een cookie. Een cookie is een klein tekstbestand dat naar de browser van de bezoekers wordt gestuurd en op hun computer, mobiele telefoon of tablet wordt opgeslagen bij een bezoek aan onze website. Cookies zorgen voor een sneller en eenvoudiger gebruik van onze website. Als u geen cookies wenst te ontvangen, kunt u in het hulpbestand van uw internetbrowser kijken hoe u deze kunt blokkeren, of hoe u ervoor kunt zorgen dat u een waarschuwing krijgt voordat een cookie wordt opgeslagen. Het niet accepteren van cookies kan gevolgen hebben voor de werking van de website. De geldigheidsduur van een cookie is afhankelijk van de duur van uw websitebezoek. Wij bewaren een cookie niet langer dan noodzakelijk.

Deelnemersportaal

Via de website kan ook een deelnemersportaal beschikbaar zijn gesteld. Een deelnemersportaal is uw persoonlijke digitale pensioendossier. Op het Deelnemersportaal is uw pensioen aangepast aan de actuele situatie. Ook het Deelnemersportaal is goed beveiligd. U kunt alleen inloggen met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gegevens in het Deelnemersportaal zijn op dezelfde wijze beschermd als in het algemeen geldt ten aanzien van het gebruik van uw gegevens.

Digitale nieuwsbrief

Via een digitale nieuwsbrief kunt u geïnformeerd over pensioen gerelateerde onderwerpen en ontwikkelingen die daarmee samenhangen. Gegevens zoals uw e-mailadres, die u bij aanmelding hebt opgegeven, gebruikt Pensioenfonds MN dan uitsluitend voor het toesturen van deze digitale nieuwsbrieven. U kunt zich via uw profiel aanmelden of afmelden voor deze digitale nieuwsbrief.

Contactformulier

Op de website kunt u diverse formulieren invullen en aan ons versturen. Wij verwerken deze gegevens, indien noodzakelijk, in onze administratie. Pensioenfonds MN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met regelmaat te lezen. Op onze webpagina kunt u steeds de actuele privacyverklaring vinden. Indien deze wijzigingen een inbreuk zouden zijn op uw persoonlijke levenssfeer dan zullen wij u op gepaste en tijdige wijze informeren en u gelegenheid bieden hier al dan niet mee akkoord te gaan. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 mei 2018.

Vragen 
Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van gegevens kunt u zich schriftelijk wenden tot: 
Pensioenfonds MN 
Postbus 93132
2509 AC Den Haag 

Tevens kunt u contact opnemen met onze functionaris voor de gegevensbescherming de heer M. Vente door een e-mail te sturen aan vente@compliance-instituut.nl of te bellen naar telefoonnummer 088 – 99 88 100.