Privacy statement

Stichting Ondernemingspensioenfonds Mn Services (hierna: Pensioenfonds MN) hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy en de veiligheid van uw gegevens. Pensioenfonds MN vindt de privacy van alle belanghebbenden belangrijk. Wij vinden dat iedereen de vrijheid en de mogelijkheid moet hebben om zelf te beslissen hoe je gegevens worden gebruikt en door wie. In deze Privacyverklaring leggen wij uit hoe wij hier invulling aan geven. In deze privacyverklaring leest u wat wij met uw persoonsgegevens doen en hoe wij uw privacy beschermen.

Privacy wetgeving

Sinds 25 mei 2018 geldt er Europese wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook Pensioenfonds MN moet zich aan de geldende privacy wetgeving houden als wij uw persoonsgegevens verwerken. Pensioenfonds MN houdt zich ook aan de Guidance en Gedragslijn Verwerking van Persoonsgegevens van de Pensioenfederatie.

Welke gegevens verwerken wij van u?

Pensioenfonds MN beheert en verwerkt persoonsgegevens van deelnemers, gewezen deelnemers, uitkeringsgerechtigden, (ex) partners en kinderen in diverse (informatie)systemen. De gegevens die wij registreren zijn de persoonsgegevens die wij nodig hebben om uw pensioenaanspraken en -rechten goed te administreren. U bent verplicht om bepaalde noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken. Tevens registreren wij uw persoonsgegevens om uw verzoeken om informatie of andere vragen adequaat te kunnen afhandelen en daarmee het klantcontact naar behoren te kunnen laten verlopen. Wij registreren onder andere de volgende gegevens van (gewezen) deelnemers en uitkeringsgerechtigden:

• Personalia, zoals naam, geboortedatum, geslacht, etc
• Contactgegevens, zoals adres, e-mailadres en telefoonnummer(s) etc
• Burgerlijke staat, datum (einde) huwelijk, datum (einde) geregistreerd partnerschap, (datum (einde) samenwonen
• Informatie  van (gewezen) partner en kinderen, zoals personalia en contactgegevens
• Datum overlijden (gewezen) deelnemer, uitkeringsgerechtigde en verwanten
• Betalingsgegevens, zoals IBAN-rekeningnummer
• Pensioenadministratienummer en dossiernummer
• Pensioenaanspraken en –rechten, pensioenverplichtingen
• Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen, en toedelen van pensioenaanspraken en –rechten en pensioenpremie, zoals loon- en dienstverbandgegevens
• Gegevens betreffende klachten/geschillen
• Nummer sociale zekerheid (voor aangiftes bij de overheid), zoals  het Burger Service Nummer (BSN)
• Gegevens om de arbeidsongeschiktheid te kunnen vaststellen, o.a. gegevens van het UWV
• Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van (wettelijke) regelingen, zoals de Pensioenwet en sociale en fiscale wet- en regelgeving, waaronder loonaangifte Belastingdienst
• Gegevens betreffende klachten/geschillen

De verschillende persoonsgegevens worden door het pensioenfonds verzameld via onder meer de aangesloten werkgever, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en Basisregistratie Personen. Daarnaast verzamelt het pensioenfonds persoonsgegevens bij contact via telefoon of e-mail.

Waarom verwerken wij uw gegevens

In het kader van de uitvoering van de pensioenregeling  (de pensioenovereenkomst)  vindt er informatie-uitwisseling tussen Pensioenfonds MN en de werkgever MN plaats. Het pensioenfonds gebruikt de ontvangen gegevens voor het uitvoeren van de pensioenregeling waaraan u deelneemt, het uitvoeren van wettelijke regelingen en het afhandelen van uw vragen. Pensioenfonds MN registreert enkel de gegevens die nodig zijn voor zijn dienstverlening als pensioenfonds in de zin van de Pensioenwet. Ook kan Pensioenfonds MN uw gegevens gebruiken voor overige activiteiten ter ondersteuning van de bedrijfsuitvoering van het pensioenfonds, zoals fraudepreventie. Pensioenfonds MN bewaart de verzamelde gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Uw gegevens worden op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. MN (als uitvoerder) gebruikt uw gegevens zo lang als nodig is om een kwalitatieve en zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen en te kunnen voldoen aan uw wensen. N.B. Pensioenfonds MN verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is. Wij verwerken uw gegevens niet voor marketingdoeleinden.

Beveiliging van persoonsgegevens

Pensioenfonds MN behandelt de door u verstrekte persoonsgegevens met de grootste zorg en beveiliging en verstrekt uw gegevens niet aan derden, anders dan op grond van een uitbestedingsconstructie waarbij uw privacy wordt gewaarborgd, tenzij u ons daartoe machtigt of de wet ons daartoe verplicht. Het pensioenfonds neemt voortdurend passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen diefstal, verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en overig ongeoorloofd gebruik ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen, zo worden documenten met derden alleen gedeeld via een beveiligd platform.

Bewaring van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden door het pensioenfonds niet langer bewaard dan strikt nodig is om een kwalitatieve en zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen. Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, worden deze na 7 jaar door het pensioenfonds vernietigd .

Aan wie worden uw gegevens verstrekt

Het pensioenfonds kan persoonsgegevens verstrekken aan Stichting Pensioenregister (Mijnpensioenoverzicht.nl), Belastingdienst, Centraal Bureau voor de Statistiek, Sociale Verzekeringsbank, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, de externe accountant, de externe actuaris, de bank, bewindvoerders en gemeenten. In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van uitwisseling van persoonsgegevens, maakt het pensioenfonds afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. In geval dat uw gegevens worden doorgegeven aan een verwerker in een derde land dan is deze doorgifte noodzakelijk voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en in het belang van u als deelnemer aan de pensioenregeling. Ook dan worden uw gegevens gebruikt in overeenstemming met de AVG en de Pensioenwet (PW).

Wat zijn uw rechten

Pensioenfonds MN gebruikt persoonsgegevens niet ten behoeve van zogenaamde profilering. U kunt schriftelijk bij het pensioenfonds opvragen welke gegevens er over u zijn verzameld. U ontvangt dan een overzicht van deze gegevens. Ziet u dat de gegevens niet juist zijn? Of ontbreekt er informatie? Dan kunt u vragen om correctie of aanvulling. Daarnaast kunt u het pensioenfonds vragen om uw gegevens te verwijderen wanneer u van mening bent dat deze onterecht (nog) in de administratie opgenomen zijn. Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook de mogelijkheid om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. En u kunt het pensioenfonds vragen om overdracht van uw persoonsgegevens. Het pensioenfonds bericht u binnen vier weken na ontvangst van een verzoek of daaraan zal worden voldaan, waarbij een eventuele afwijzing zal worden gemotiveerd. U treft de contactgegevens hier aan.

Waar kunt u terecht met uw klachten?

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u van mening bent dat Pensioenfonds MN uw persoonsgegevens (heeft) verwerkt in strijd met de toepasselijke wetgeving waaronder de AVG.

Website

Onze website www.pensioenfondsmn.nl maakt gebruik van cookies. Een cookie is een stukje tekst dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt geplaatst wanneer u de website bezoekt. Cookies slaan geen persoonlijke gegevens op, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer. Ook wordt er met de cookies geen tot een persoon herleidbaar profiel opgebouwd.

Welke cookies en wanneer toestemming nodig?

Onze website kent de volgende cookies: 

Functionele cookies: deze cookies zijn technisch noodzakelijk om de website zo goed mogelijk te laten werken. Voor deze cookies hoeft u geen toestemming te geven.

Analytische cookies: via deze cookies kunnen we informatie bijhouden over het bezoek van de website. Hierdoor kunnen we het gebruiksgemak van de website verbeteren. Ook hiervoor hoeft u geen toestemming te geven.

Cookies uitschakelen

Via de browserinstellingen op uw computer kunt u geplaatste cookies verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies uitschakelen. De wijze waarop verschilt per browser. Meer informatie vindt u in de instellingen van uw browser. Het is mogelijk dat de website niet optimaal functioneert als u ervoor kiest de cookies op de website uit te schakelen.

Digitale nieuwsbrief

Via een digitale nieuwsbrief kunt u geïnformeerd over pensioen gerelateerde onderwerpen en ontwikkelingen die daarmee samenhangen. Gegevens zoals uw e-mailadres, die u bij aanmelding hebt opgegeven, gebruikt Pensioenfonds MN dan uitsluitend voor het toesturen van deze digitale nieuwsbrieven. U kunt zich via schriftelijk of per e-mail aanmelden of afmelden voor deze digitale nieuwsbrief.

Contactformulier

Op de website kunt u diverse formulieren invullen en aan ons versturen. Wij verwerken deze gegevens, indien noodzakelijk, in onze administratie. Pensioenfonds MN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met regelmaat te lezen. Op onze webpagina kunt u steeds de actuele privacyverklaring vinden. Indien deze wijzigingen een inbreuk zouden zijn op uw persoonlijke levenssfeer dan zullen wij u op gepaste en tijdige wijze informeren en u gelegenheid bieden hier al dan niet mee akkoord te gaan. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 13 mei 2022.

Vragen

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring of over de verwerking van gegevens kunt u zich schriftelijk wenden tot:

Pensioenfonds MN

Postbus 93132

2509 AC Den Haag

Tevens kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming de heer A. de Jong door een e-mail te sturen aan a.dejong@compliance-instituut.nl of te bellen naar telefoonnummer 088 – 99 88 100.